Commandes viticoles : réduire la ressaisie avec Vitisoft x WineTailors

Article issu du webinaire du 6 mai 2026 avec Teddy Pereira et Benoit Tesson. Dans beaucoup de domaines viticoles, la commande reste encore un sujet étonnamment artisanal : un client envoie un mail, un autre appelle, un commercial transmet une commande par message, une demande arrive sur WhatsApp, une autre est notée sur un coin de cahier puis ressaisie plus tard dans le logiciel de gestion. Ce fonctionnement est courant, mais il a un coût : du temps, des erreurs, des oublis et une difficulté croissante à absorber du volume sans alourdir l’administratif. C’est précisément le problème abordé dans ce webinaire consacré au partenariat entre Vitisoft et WineTailors.

Le vrai sujet : la commande se disperse dans les usages

Dans le vin, la commande n’arrive pas toujours dans un canal propre. Elle peut arriver par téléphone, par mail, par SMS, par message vocal, par un commercial, par un client professionnel, ou demain par une boutique en ligne. Tant que tout va bien, le système tient. Mais dès que le volume monte, ou dès qu’il y a plusieurs personnes impliquées, l’organisation devient fragile.

Cette dispersion produit plusieurs effets très concrets :

• du temps passé à ressaisir des informations déjà connues ;
• des risques d’erreur sur les références, les prix ou les coordonnées client ;
• une expérience d’achat peu fluide pour les clients professionnels ;
• une charge mentale inutile pour l’équipe administrative ou commerciale ;
• une difficulté à industrialiser les ventes directes sans recruter plus tôt que prévu.

Le constat partagé pendant le webinaire est limpide : dans beaucoup d’entreprises viticoles, le goulet d’étranglement n’est pas la vente en elle-même, mais la façon dont la commande circule ensuite.

Ce que WineTailors apporte concrètement

WineTailors se positionne sur la partie commercialisation et relation client, avec une logique assumée : proposer des outils dédiés au vin, simples à utiliser et financièrement accessibles. Trois briques ont été présentées.

La première concerne la logistique : WineTailors s’appuie sur son expérience historique dans la logistique du vin pour gérer, lorsque le domaine le souhaite, le stockage, la préparation et l’expédition.

La deuxième brique est un espace de commande B2B, accessible depuis le site du domaine. Les clients professionnels et les agents commerciaux peuvent s’y connecter pour consulter leur catalogue, leurs conditions tarifaires et leurs exclusivités éventuelles, puis passer commande directement.

La troisième brique est une boutique en ligne B2C, elle aussi intégrée au site du domaine. Le client particulier retrouve les cuvées, les informations produits, le paiement en ligne et un tunnel d’achat conçu pour aller vite, y compris sur mobile.

Le point important, et c’est là que le partenariat prend tout son sens, est que ces deux environnements ne restent pas isolés.

Ce que l’intégration avec Vitisoft change vraiment

Le bénéfice principal présenté est très concret : les commandes saisies dans WineTailors redescendent automatiquement dans Vitisoft. Une commande passée par un client particulier, un client professionnel ou un agent n’a donc pas besoin d’être retapée manuellement dans le logiciel. L’intégration couvre trois flux clés.

Les commandes

Les bons de commande se créent automatiquement dans Vitisoft. L’utilisateur n’a plus qu’à suivre le processus habituel de préparation, de transformation en facture et d’envoi.

Les nouveaux clients

Si la commande provient d’un nouveau client, la fiche peut être créée automatiquement dans Vitisoft. Si le client existe déjà, le système évite la duplication.

Les cuvées

Depuis Vitisoft, le domaine peut choisir quelles cuvées rendre disponibles sur la boutique en ligne, ce qui évite de recréer les produits dans un second outil. Les informations utiles remontent, puis la boutique peut être enrichie avec les éléments spécifiques au e-commerce, comme les photos.

Dans la pratique, la commande ne s’arrête plus au moment où elle est passée : elle entre directement dans le bon circuit de gestion.

B2B, B2C, agents commerciaux : un même enjeu, des réponses adaptées

Le sujet ne se limite pas à la vente en ligne aux particuliers. Côté B2B, les domaines peuvent proposer à leurs restaurateurs, cavistes, revendeurs ou agents commerciaux un accès dédié, avec leurs conditions propres. Cela professionnalise la relation commerciale et évite les allers-retours dispersés entre fichiers tableurs, appels et relances.

Côté agents, le gain est tout aussi intéressant : au lieu d’utiliser une session de gestion trop lourde pour leur usage, ils disposent d’une interface orientée prise de commande, et le domaine récupère une information propre, transmise en temps réel.

Côté B2C, la promesse est complémentaire : permettre à un domaine de vendre plus simplement en direct, sans devoir lancer un projet e-commerce coûteux, long et incertain. WineTailors annonce une mise en place rapide, avec création de la boutique en 48 heures ouvrées à partir des fiches techniques et des tarifs transmis par le domaine. Pour aller dans le détail, voir la page dédiée : boutique en ligne B2C et B2B connectée à Vitisoft.

Logistique et mise en œuvre

Le domaine n’est pas obligé de déléguer toute sa logistique. Deux modèles peuvent coexister :

• le domaine continue à préparer et expédier lui-même ;
• WineTailors prend en charge une partie du stockage et des expéditions.

Pour les commandes particulières, le client peut se faire livrer ou retirer sa commande au domaine, si cette option est activée. Sur le transport, l’intérêt mis en avant est double : des tarifs négociés et une gestion simplifiée des litiges lorsque WineTailors pilote l’expédition. Le webinaire a également donné quelques repères pour raisonner son franco de port et ses seuils de commande, avec une logique terrain plutôt qu’un discours théorique.

La mise en place a été pensée pour rester légère : la connexion avec Vitisoft est gérée par les équipes, il n’y a pas de frais de création annoncés sur les services en ligne, et l’abonnement peut être arrêté simplement, sans engagement lourd.

Quelques nuances utiles avant de se lancer

Le webinaire n’a pas cherché à faire croire que tout devenait magique. Plusieurs nuances ont été clairement évoquées :

• tous les clients professionnels ne changeront pas d’habitude du jour au lendemain ;
• certaines données, comme les photos produits, restent à enrichir côté boutique ;
• Vitisoft n’écrase pas sa grille tarifaire de base, mais il intègre bien dans la commande les prix définis dans WineTailors ;
• le succès commercial d’une boutique dépend aussi de la communication du domaine, du référencement et de l’animation commerciale.

C’est précisément ce qui rend la présentation crédible : le sujet n’a pas été vendu comme une baguette magique, mais comme un levier concret pour supprimer une partie de la ressaisie et remettre de la fluidité dans le process.

Ce que ce partenariat dit du marché

Au-delà de l’outil, ce partenariat raconte quelque chose de plus large sur les attentes des domaines viticoles. Le besoin n’est plus seulement d’avoir un logiciel de gestion d’un côté et des initiatives commerciales de l’autre : il est de faire circuler correctement l’information entre les deux. C’est souvent là que se jouent les gains de temps les plus intéressants : moins de doubles saisies, moins d’erreurs, moins d’administratif inutile, plus de réactivité pour traiter les commandes et plus de cohérence entre la vente, la préparation et la facturation.

En résumé

Le partenariat entre Vitisoft et WineTailors répond à une problématique très concrète de la filière : comment mieux vendre sans complexifier encore la gestion. La réponse proposée est pragmatique : connecter les points de contact commerciaux au cœur du process de gestion, pour que la commande ne soit plus une information à ressaisir, mais un flux déjà exploitable. Pour les domaines qui veulent structurer leurs ventes B2B, lancer ou améliorer leur vente directe, ou simplement réduire le poids administratif lié aux commandes, c’est une piste sérieuse à regarder.

Points pratiques évoqués pendant le webinaire

• Boutique B2C seule : 30 € HT par mois pour les clients Vitisoft, plus 8,5 % de commission sur les ventes particulières.
• Ajout de l’accès B2B et agents commerciaux : 20 € HT par mois supplémentaires.
• Formule complète : 50 € HT par mois.
• Pas de frais de création annoncés sur les services en ligne.
• Mise en ligne annoncée en 48 heures ouvrées après réception des éléments.
• Possibilité de retrait au domaine ou d’expédition.
• Possibilité de conserver sa propre organisation logistique selon les cas.

Pour aller plus loin

Si vous utilisez déjà Vitisoft et que la gestion des commandes vous prend trop de temps, ce replay du webinaire mérite le détour. Pour étudier la mise en place sur votre domaine, vous pouvez contacter Solumatic (prendre rendez-vous ou au 02 47 50 38 22) et WineTailors (prendre rendez-vous ou au 06 62 02 19 87). Les équipes peuvent vous accompagner ensemble pour cadrer la connexion, la mise en place et les premiers paramétrages.